ВЪТРШНИ ПРАВИЛА ЗА СЪХРАНЕНИЕ И УНИЩОЖАВАНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ (съкр. ВПСУЛД)

I.ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Цел и обхват на документа.

Чл.1. С този документ се осигурява изпълнението на задължението на община Кресна като администратор на лични да не обработва лични данни в период по-дълъг от необходимия за постигане на целите, за които са събрани данните.
Чл.2. Този документ е предназначен за служителите в общинската администрация и администрацията на Общинския съвет на община Кресна, наричани по-долу за краткост “Администрацията”. Всеки служител е длъжен лично да се запознае с Политиката за съхранение и унищожаване на лични данни и да я прилага.
Чл.3. С този документ се определят необходимите периоди на запазване на лични данни, както и вътрешните правила, по които се извършва унищожаване на документи и носители, съдържащи лични данни, когато такива не са предвидени в нормативен акт.
Чл.4. ВПСУЛД се прилагат по отношение на цялата информация, съдържаща лични данни, която се съхранява или обработва по друг начин. Тя се прилага и по отношение на всички носители на информация /хартиени и електронни/.
Чл.5. Спазването на ВПСУЛД от Администрацията се контролира от Длъжностното лице на община Кресна по защита на данните.
Адресати на документа.
Чл.6. /1/ ВПСУЛД са задължителни за всички служители на Администрацията, включително лица на граждански договор, както и доставчици на услуги, които събират и/или обработват по друг начин лични данни, по отношение на които община Кресна е администратор. Всички посочени лица са длъжни да се запознаят с политиката и да гарантират прилагането й.
/2/ При съмнение за нарушение на ВПСУЛД се уведомява длъжностното лице по защита на данните.
/3/ Неспазването на ВПСУЛД от служителите по чл.6(1) може да доведе до дисциплинарно производство или прекратяване на трудовото/служебното им правоотношение или договора.
/4/ Неспазването на изискванията за съхраняване на документите може да доведе и до съдебни действия срещу извършилите нарушения, съобразно вида на нарушението и последиците от него.

II.ОПРЕДЕЛЯНЕ НА ПЕРИОДА НА СЪХРАНЕНИЕ И ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

Определяне на периода на съхранение.

Чл.7./1/ Документите, съдържащи лични данни /на хартиен носител и електронни записи/ се съхраняват за период, съгласно Вътрешните правила за административното обслужване на физическите и юридическите лица в Община Кресна, номенклатурата на делата и сроковете за запазване, съгласно изискванията на Националния архивен фонд и Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции.
/2/ Документите, съдържащи лични данни /на хартиен носител и електронни записи/ се съхраняват и за период, определен в специален закон, уреждащ опреден вид обществени отношения.
/3/ Във всички останали случаи, извън чл.7(1,2), сроковете за съхранение се определят от съответния служител, съгласно неговите функции, като се вземат предвид относимите давностни срокове и други обстоятелства, свързани със защита на интереса на община Кресна за всеки конкретен случай.
/4/ Определените съгласно чл.7(3) срокове се съгласуват с длъжностното лице по защита на данните и се утвърждават, съответно от кмета на община Кресна или Председателя на Общинския съвет.
/5/ Утвърдените съгласно чл.7(4) срокове се описват в График за съхранение на данни /Приложение №1/.
Чл.8. Сроковете за съхранение на лични данни могат да бъдат удължени в случай, че е налице неприключило от страна на компетентните органи разследване и е необходимо продължаващо обработване/съхранение на личните данни, за да се докаже изпълнение на законовите задължения на община Кресна или обработката е необходима за упражняване на законни права в случаи на съдебни дела и за защита от правни претенции.
Защита на личните данни при съхранението им
Чл.9./1/ Защитата на данните при съхранението им се определя в зависимост от вида на носителя им.
/2/ Мерките за защита при съхранението са определени в Политика за защита на личните данни в община Кресна, в която са предвидени технически и организационни мерки.
/3/ Когато се избират електронни носители за съхранение на лични данни, трябва да бъде съобразена възможността за технологично „остаряване“ на носителите.

III. УНИЩОЖАВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ, СЪДЪРЖАЩИ ЛИЧНИ ДАННИ

Чл.10. Всички служители на Администрацията са задължени редовно да извършват класификация на носителите на информацията и да съхраняват информацията на определените места, за да се определи правилно срокът им на съхранение и да се гарантира, че данните не се съхраняват извън допустимите срокове.
Чл.11./1/ На унищожаване подлежат всички документи, съдържащи лични данни, целите за обработката на които вече са постигнати или е изтекъл определеният срок за съхранение.
/2/ Със заповед на кмета на община Кресна, за служителите в общинската администрация и на Председателя на Общинския съвет, за администрацията на Общинския съвет, се определя лице, което отговаря за унищожаването на личните данни .
Процедура за унищожаване
Чл.12./1/ Администрацията извършва преглед за подлежащи на унищожаване документи веднъж годишно.
/2/ Със заповед на кмета на община Кресна, за служителите в общинската администрация и на Председателя на Общинския съвет, за администрацията на Общинския съвет, се определят членовете на Комисия за извършване на преглед и определяне на подлежащите за унищожаване данни и документи.
/3/ В резултат на прегледа се изготвя Протокол за определяне на подлежащи за унищожаване данни и документи /Приложение №2/.
Чл.13. Специфичният процес на заличаване или унищожаване на данните и документите може да се извърши от екип, от служител на Администрацията, определен със заповед или от външен доставчик на услуги.
Чл.14. Администрацията предприема достатъчно мерки, за да се предотврати трайната загуба на съществена информация в резултат на злонамерено или неволно унищожаване на информацията .
Чл.15. Процесът на унищожаване се документира от определен член на Комисията за извършване на преглед и определяне на подлежащите за унищожаване данни и документи или в случай на външно възлагане, с протокол от доставчика на услуги.
Начин на унищожаване
Чл.16./1/ Документите, които се съхраняват на хартиен носител се унищожават, чрез нарязване или изгаряне. При нарязване се използват шредери за хартия, които нарязват документите по начин, който не позволява възстановяването им.
/2/ Документите и/или данните, които се съхраняват на електронен носител се унищожават, чрез сигурно изтриване.
/3/ Не се допуска унищожаване без да се осигури доказателство за извършеното унищожаване.
/4/ Данните за унищожаването се въвеждат от председателя на Комисията по чл.12(2) в Регистър на унищожените документи /Приложение №3/.
Изключения
Чл.17./1/ Посочената процедура може да не се прилага за регулярно унищожаване на документи, например при унищожаване на копия на документи, създадени за улесняване на процеса по обработката им.
/2/ При регулярно унищожаване се отчита естеството на съдържащите се в документа данни и се определя подходящ начин за унищожаване.

IV.ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

1. ВПСУЛД влиза в сила от датата на утвърждаването ѝ със заповед.
2. Веднъж годишно ПСУЛД  се преглежда и актуализира при необходимост. При прегледа се разглеждат и графиците за съхранение на личните данни.

Съгласувал: ........................................................... 
/ инж. Мая Божинова - Председател на ОбС / 

Съгласувал: ........................................................... 
/ инж.Петър Петров - зам.-кмет / 

Съставил: ......................................................... 
/ Петър Анастасов - ДЛЗЛД /